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办好接续召开会议的四点体会

    
  

◎文/刘希宝

组织服务好接续召开的会议,需要对有关环节进行精准安排、搞好衔接、合理分工,同时,也要做好各种预案。

近日,我们筹备组织了两个大型会议,与以往不同的是,由于两个会议时间靠近、与会人员多数重叠,为贯彻好中央八项规定精神,采取了接续召开的方式进行,提高了会议效率,节省了参会人员时间。从调整完善会议方案、下发会议通知,到会议顺利召开,仅用了不到一天时间。其间,我们克服和解决了一些具体困难和问题:比如,在难以把握第一个会议结束时间的情况下,确定好第二个会议的开始时间;在两个会议与会人员重叠,但又并非完全相同的情况下,编排好座次;在不到十分钟时间内,迅速调整会场等。总结思考起来,组织接续召开的会议,需要注意四个方面的问题。

所有环节要精准。会务组织工作的基本要求是严密细致,会议时间、地点、人员、议程要精准无误,会议内容要重点突出。组织大型会议在工作细节上尤其不能有丝毫含糊,而两个大型会议接续召开,对组织工作的精准性要求更高。如果大而化之,不仅会影响会议效果,甚至可能造成会场秩序混乱,出现工作失误。首先要精准测算两个会议的用时,合理确定第二个会议的开始时间,这是确保会议效果的重要前提。如果时间定得过早可能造成只参加第二个会议的人员在会场外长时间等候,而定得太晚则会浪费两个会议都参加人员的时间,甚至导致第二个会议时间不够,议程进行不完。我们对两个会议的讲话稿、发言稿进行了统计,根据讲稿的总字数,结合常用语速测算时长,确定了两个会议分别从8:30和10:30开始,并如期在10:18和12:10圆满结束。再比如两个会议之间更换会标,同样必须快速精准。因为会场没有电子屏幕,我们制作了两个大小一样的条幅会标。经过模拟演练发现,“摘”会标明显优于“挂”会标,就是先把第二个会议的会标固定在底层,再把第一个会议的会标覆盖在上面,分别用别针固定好,更换会标时只需快速摘下表层的第一个会标,亮出第二个会标,这样既节省时间,又能确保会标挂得平整牢固。精准还体现在会议内容上,所有讲稿都要坚持问题导向,真正做到开短会、讲短话、讲有用的话,提高会议实效。

搞好衔接很关键。两个会议接续召开,既要保证每个会议独立完成,又要搞好与会人员衔接、时间衔接、过程衔接。其中,人员衔接是个大问题,以往组织独立召开的会议,按照固定的顺序编排座次,做到不重不漏即可,但这次却不那么简单——两个会议的与会人员分别为182人和210人,两个会议都参加的有153人,还有一部分人员仅参加其中一个会议。两个会议之间仅有10分钟时间,要想快速准确摆好席签,调整好会场,必须搞好衔接。我们解决这个问题的办法就是分区域排座次。划定一个区域,安排两个会议都参加的人员,另一个区域安排仅参加其中一个会议的人员。这样就可以集中更换席签,而且与会人员退场、入场比较方便。难点在如何划定两个区域的具体范围——不能把仅参加第一个会议的人员简单地都排在后排,需要结合行政级别和单位性质排位,而且要兼顾只参加第二个会议的人员情况,可谓牵一发而动全身。这时就要发挥电脑的优势了,我们按照会场实有座位,在电脑上建立空白座次表,经过多次模拟调整,最终把区域划分合理。为了搞好衔接,同一个会议的主持讲话和主旨讲话之间要充分对接,避免内容重复,确保方向措施一致,主题任务突出。会前还请第一个会议的主持人在会议结束时,提醒继续参加第二个会议的人员按时参会,体现了一体化会务组织的工作理念。

分工合作不可少。大型会议的组织工作头绪繁多、工作量大,包括会议通知、收集整理与会人员名单、联系新闻媒体单位、起草印发会议材料、会场布置、会议现场保障服务,以及会议讲话和文件的起草、会议决策事项的督查落实等,往往需要多个科室甚至几个单位参与完成。两个大型会议接续召开,对会务组织的工作效率要求更高,这就需要细化工作分工,明晰任务职责。特别是对两个会议之间的一系列会场调整工作,要明确时序进度,把任务落实到人、到岗。在第一个会议结束后,所有人员按照分工,立即调整主席台座位、更换会标、更换席签、组织签到、发放会议资料……齐心协力,分头行动,在最短时间内迅速完成所有工作。

风险点上有预案。古人告诫:宜未雨而绸缪,毋临渴而掘井。两个大型会议接续召开,参会人员多、会议程序多,极易发生突发情况。会前要对会场进行全面复查,包括会标内容、席签、音响、灯光等,发现问题及时排除。同时,对可能出现的各种情况还要做好应对预案,以免遇到突发情况措手不及,造成工作被动。比如,针对可能出现的第一个会议超时的情况,提前打开相邻会议室,供只参加第二个会议的人员候会,避免会场外秩序混乱。再如,提醒文字服务人员打印好每场会议的讲话稿,带到会场备用。要注意集思广益,对会务组织工作所有细节周密谋划,不放过任何一个风险点,做到以万全准备应对万一可能,以万全之策确保万无一失。

(作者单位:山东潍坊市政府办公室)