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保证完成的任务,怎么就忘了?

    
  

◎文/ 李珣

周一下午,忙碌了一天的小蔡敲完材料的最后一个字,伸伸懒腰,瞥了一眼墙上的时钟,下班已过一个小时了。小蔡一一对照着记录本,确认今天的待办事项均已落实,心里不禁一阵轻松,哼着小曲收拾着包准备下班。

今晚,小蔡跟几个大学同学约好去一家新开的火锅店聚聚,想到这儿,小蔡似乎闻到了火锅的香气,心里也像开了花一样欢腾起来。

“叮叮叮……”电话不知趣地响了,等了三四声,小蔡有些不情愿地拿起听筒。电话那头传来市委办王副主任的声音:“小蔡还没走吧?后天上午八点整,市委焦副书记主持召开全市重大基础设施及文化项目建设进展情况汇报会,其中一个议题是讨论市委办上次牵头起草的本市文化产业发展调研报告,你们科当时拿的初稿,我把终稿发你邮箱,你打印30份装订好,交给综合科的小刘,他统一整理,后天会上用。”

小蔡一听,这件事倒不麻烦,便乐呵呵地领命:“好的,王主任,保证完成任务!”

挂掉电话,查收好王主任发来的终稿电子版,小蔡本想马上去文印室复印材料,可偏偏手机又开始响个不停,快七点了,几个老同学催促小蔡的微信一个接一个朝外蹦。小蔡权衡了一下,材料后天开会才用,明天早上再复印也来得及。于是,小蔡哼着欢快的歌儿直奔火锅店。

周三早上七点半,小蔡正坐在食堂吃饭,接到了王副主任火急火燎的电话,劈头盖脸就是一顿批评:“小蔡,什么情况?我周一晚上不是让你把材料打印好交给小刘吗?小刘怎么说你到现在还没有给他材料?”

小蔡眼前顿时一黑——坏了,周一晚上赶着吃火锅,想着周二早上再复印,结果周二一早就接到任务陪焦副书记去县里调研,忙着协调安排、跑前跑后,愣是把王主任交代的任务忘了个一干二净。

好在离会议开始还有半个多小时,文印室几台机器同时开动,会议开始前15分钟,热气腾腾的复印材料总算按时摆上了会议桌。

事后,满怀愧疚的小蔡在日记上写下了一段话:

秘书工作千头万绪,时常会冒出一些临时性工作。如果任务耗时不算长,比如,复印、转呈文件、发通知等,不拖延,马上就办;如果任务较复杂,一时难以解决,也要及时做好备忘记录。遵循“两分钟效率法则”:接到工作任务,先衡量这项临时性工作所需的时间,如果预计在两分钟左右完成,就中断原先计划去完成它,否则事情越往后拖越容易被遗忘。即使一直念叨着没忘,再回忆、找人、翻材料,也会耗费较多时间和精力,得不偿失。

(作者单位:中国人民大学学校办公室)

 

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——编者