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我是怎样做阿里巴巴集团秘书长的

    
  

◎文/ 邵晓锋

2018年是我在阿里巴巴集团工作的第十三年,担任集团秘书长的第八年。很多人会有这个疑问:阿里巴巴为什么有集团秘书长?集团秘书长的职责是什么?

在党政机关,秘书长往往是“大管家”,担负着承接上下、联系左右、协调各方的重任,职责包括办文、办会、办事等方方面面。阿里巴巴毕竟是企业,所以我这个“秘书长”和党政机关的秘书长相比,既有一些共通之处,也有较大区别。

凡是没有人管的事,都可以找秘书长

现在,大家习惯了阿里巴巴有一个“秘书长”存在,实际上2010年前,阿里巴巴的组织架构里没有这个岗位。

作为一家快速发展的互联网公司,阿里巴巴在业务架构和组织设置上的变化快,同时在实际工作当中也常常会出现一些按现有架构和职能分工不知道该找谁来管的事情,或是临时突发找不到原牵头人的事,这就需要有人能迅速地“补位”。我就是这个补位的人。补着补着,2010年的一天,马云对我说,你现在的工作非常重要,但不知道该叫什么职务?就叫“秘书长”吧,什么都能管,什么也可以不管。于是,阿里巴巴第一次有了集团秘书长这个岗位,我也成了第一个担任这个职务的人。马云多次在公开会议上对大家说,凡是没有人管的事,都可以找秘书长。

其实,刚刚担任这个职务的时候,并没有做太多秘书长的常规工作。当时,马云是集团董事长兼CEO,全面负责整个公司的战略和执行,工作量大且复杂。我这个秘书长更像是董事长和CEO的业务助理,协助马云组织公司战略讨论、明确主要业务方向、跟踪各主要业务部门具体任务落地和进展。同时,关注各主要业务部门之间的分工协作,保障大家虽在不同岗位但跑在同一个大方向上。还有一项重要职责,就是建立一个公司可能面临的重大风险的评估、预警、应对处置的机制,包括业务决策错误、市场环境变化、国际市场突发性事件影响、公司内部组织文化风险、业务安全风险,等等。一旦风险发生,我会是整个应对的总负责人。

阿里巴巴集团秘书长就是在这么一个特殊环境下产生的特殊岗位。最初有点像有些国家曾经设置过的“不管部长”的职能,同时兼CEO业务助理的职责。随着阿里巴巴业务的不断发展,秘书长工作的职责也在不断延伸。

我多年来一直担任这个职务,是有特殊背景的。在接过这个岗位之前,我几乎轮流负责过集团旗下的所有主要业务部门,算是阿里巴巴管理体系中历任岗位最多的人,无论淘宝、支付宝、B2B等业务,还是安全体系、政府事务甚至阿里公益等,我都负责过。其间还临时负责过聚划算、口碑,甚至担任过阿里影业董事长。所以对公司的整个发展历史、业务情况、公司中层以上干部,从事到人一直到主要发展战略,几乎可以用“了如指掌”来形容,再加上加入阿里之前在公安刑侦工作中积累的社会阅历等,这些是我能够胜任这个岗位的重要基础。

秘书长都干点啥

多年来,阿里巴巴集团秘书长从一个没人知道该怎么去界定工作职责的岗位,慢慢变成了有血有肉、有丰富内涵的职位。

2010年,集团任命我担任集团秘书长,2011年6月,我辞任阿里巴巴中国事业部经理,以便专注于阿里巴巴集团秘书长的工作。可以说集团秘书长是一个完全落地、与业务完全融合的岗位。秘书长是我头衔中最“万能”的一个,哪儿有需要我就参与进去。其他方面,我也担任着许多集团重要岗位的职务。其中一个重要职务是党委书记。阿里巴巴创业18年,党建工作开展了17年。自2000年成立党支部,到现在有阿里巴巴集团和蚂蚁金服集团两个并行的党委,近200个支部、7000余名党员,每年新增党员近600名。在阿里,95%的党员是80后,他们年纪轻、学历高、观念新、思想活、收入高。马云说,员工的口袋满了,脑袋不能空了,我们要做好年轻人的党建工作,探索出一条新时代高科技企业的基层党建之路。这个任务由我担了起来。

应该说阿里巴巴业务能够做到世界领先,党员在其中发挥了突出作用。阿里巴巴的成功,也是阿里巴巴党组织建设和党员群体的成功。阿里巴巴在党建上,摸索着很多创新的适合新时代党建发展的新理念、新方法。比如,阿里党组织建设有两条内部原则:不设专职党干、不拨专用经费。希望党员们弘扬“红船精神”,不忘初心和使命,依靠坚定的理想信念去影响群众,把首创精神、奋斗精神、奉献精神用到干事创业中去。在党委和总支基本框架稳定的前提下,阿里的党员可以自由选择支部,双向选择,增强支部间的竞争意识。阿里党员每年有60%是整个集团的优秀员工,远远超过20%的集团优秀员工比例,大部分关键岗位的管理者,多数都由党员担任。

同时,阿里员工中还涌现出一大批模范人物,包括最美妈妈吴菊萍在内的全国道德模范、多次见义勇为的英雄模范,我们发现他们除了是阿里员工外,还有一个共同的身份,就是共产党员。

要想成为一家伟大的企业,发展必须符合国家利益、人民利益。阿里巴巴作为一家跨国企业,必须学习国家大政方针政策,跟党中央的精神保持高度一致,积极参与到国家战略中去。比如,几年来我们积极参与了“一带一路”、经济全球化、精准脱贫攻坚、乡村振兴战略等。如何将企业发展和国家大政方针联系起来,这也是集团秘书长在企业决策过程中需要去推动的。

我还有一项重要的工作,就是阿里巴巴经济体合伙人的召集人。合伙人组织由整个阿里经济体最核心的人员组成,目前共36人。合伙人组织实际掌舵整个阿里巴巴经济体的战略方向,承担着践行阿里巴巴使命愿景和文化价值观的职责。整个合伙人组织的运行,包括重大会议的召集、讨论议题的确定、合伙人增选和考核等,都由我分管的合伙人秘书处在合伙人委员会领导下具体负责落实。

我目前还担任着阿里经济体风险委员会主席职务,也是阿里经济体“五新执行委员会”委员,参与阿里面向未来的新零售、新金融、新技术、新制造、新能源等大战略方向的具体落地和执行工作。

其他还有很多跟主营业务无关、但对公司长远发展又很重要的事情,也在秘书长的职责范围内。

比如,阿里在教育方面的尝试和投入。为发现、培养更多创业者的湖畔大学,已经开班三期,社会反响不错。我是湖畔大学的校董兼实际负责人。阿里巴巴和杭州师范大学合作的阿里巴巴商学院,我是理事长。阿里巴巴创办的从幼儿园到高中的一贯制实验学校——“云谷学校”,我是董事长。这些看似和阿里巴巴的业务无实际关联,但长远来看,这是阿里巴巴反哺社会、努力在中国教育提升方面贡献阿里力量的重要实践。这些事很难划分到具体业务部门,又需要协调全集团的力量,通常都由秘书长来负责。此外,我还兼任着阿里巴巴公益基金会的理事长,负责整个阿里经济体的公益工作的开展。

在履行秘书长职责的过程中,有一点很深的感受:阿里巴巴集团秘书长是一个格外讲究发挥主观能动性的岗位。如果把这个岗位往小里做,你可以做一个优秀的秘书或助理。如果把这个岗位往大里做,你是可以为公司发挥大作用的。作用发挥得如何,其实不是靠组织给你授权,而是你怎么去理解组织的使命、业务的需求并尽全力去做。

秘书长需要沉淀哪些能力

对于如何当好集团秘书长,在这些年的实际工作中摸爬滚打,我有几点感悟,供大家参考:

要对组织绝对忠诚。坚信组织的使命愿景,捍卫文化价值观,时刻保持公心,这是最重要的。秘书长如果在使命愿景、价值观和战略方向上的判断,没有跟组织、核心管理层保持高度一致,那么在很多重大事件的处置、方向的判断上很可能会走偏。

要保持极强的学习能力。秘书长必须时刻把握市场发展趋势、技术发展趋势、公司发展现状,了解国家大的方针政策、世界经济格局变化,并且深刻理解和把握公司未来五年甚至十年长期的战略方向。得有这个能力,更得有这个心思。学习绝不仅仅指拿出专门时间去学习,而是要在每一次会议、讨论、事件处置中,时刻像海绵一样去吸收新东西,并加入自己的思考。

要高度负责勇于担当。劳心劳力,事无巨细,坚持极端负责的工作作风,坚持无怨无悔的奉献精神。我对秘书长这个角色的定位是:只要对公司发展很重要、但没有明确责任部门的,就一定得冲上去;已经有明确责任部门的,得尽全力帮助和支持;当事情基本有较好结果时就适时地往后退;处理任何事件,不追求个人名利,只争取最好的结果。只要公司还在运转,人还在岗位上,明明可以通过自己的努力让运转过程少跌跤、少掉坑、少犯错,我不去做的话就是我的错。阿里巴巴的发展给世界带来了一些微小而美好的改变,我能够参与其中,这本身就是最大的成就感,与头衔无关。

要讲究工作方式方法。帮助公司成功、帮助他人成功是做好秘书长工作的关键。得懂人性、善于换位思考,怎样成功帮助了他人,又不让他人觉得被你干涉了工作,这恰恰是秘书长这个岗位最锻炼人的地方。可能你的初心很好,学习的能力也很强,但方式方法不对,效果可能适得其反。分寸和度的拿捏很重要。同时,还得坚持原则,千万不能做老好人、和稀泥。老好人就等于没有观点、没有立场、没有判断,这样的人在任何岗位都做不好,更做不好秘书长。

(作者系阿里巴巴集团党委书记、集团秘书长)